Regulamin Konferencji MedSim 2024

§1. Postanowienia ogólne

  1. Ogólnopolska Konferencja Symulacji Medycznej MedSim 2024, zwana dalej Konferencją odbędzie się w dniach 12-13 czerwca 2024 roku w  Centrum Kliniczno-Dydaktycznym Uniwersytetu Medycznego w Łodzi, ul. Pomorska 251.
  2. Organizatorem konferencji jest:
    Fundacja dla Uniwersytetu Medycznego w Łodzi, przy ul. gen. J. Hallera 1B (pok. 227), 90-647, KRS: 0000399065; NIP: 7272784120; REGON: 10130208800000; email: fumed@fumed.pl; która jest odpowiedzialna za procedurę płatności i reklamacji.
    2.1 współorganizatorem Uniwersytet Medyczny w Łodzi, przy al. Kościuszki 4, 90-419, NIP: 7251843739, REGON: 473 073 308, email: maria.bartczak@umed.lodz.pl;
  3. Ceremonia otwarcia Konferencji oraz sesje naukowe i warsztatowe zostaną przeprowadzone w formule stacjonarnej.
  4. Konferencja dzieli się na trzy części: publiczne otwarcie ceremonii, sesje naukowe, warsztaty szkoleniowe.
  5. Część szkoleniowa Konferencji zawiera panele dyskusyjne i warsztaty – szczegółowy harmonogram poszczególnych paneli oraz warsztatów dotyczących tych wydarzeń zostanie ogłoszony w odrębnym dokumencie.
  6. W Konferencji mogą wziąć udział przedstawiciele kierunków: farmacja, lekarski, lekarsko-dentystyczny, pielęgniarstwo i położnictwo oraz ratownictwo medyczne a także studenci wszystkich kierunków medycznych oraz doktoranci. Dodatkowo Konferencja skierowana jest do osób zawodowo związanych z symulacją medyczną, dydaktyką oraz innych pasjonatów.
  7. Wyróżnia się następujące formy uczestnictwa w Konferencji:
    • uczestnik czynny, który ma prawo do wysłuchania wszystkich wykładów inauguracyjnych, sesji naukowych z możliwością przedstawiania wyników swojej pracy oraz wzięcia udziału w części warsztatowej, a także otrzymania pakietu startowego,
    • uczestnik bierny, który ma prawo do wysłuchania wszystkich wykładów inauguracyjnych, sesji naukowych bez możliwości przedstawiania wyników swojej pracy, ma prawo do wzięcia udziału w części warsztatowej, a także otrzymania pakietu startowego,
    • uczestnik zawodów MedSim Challange 2024.
  8. Udział w Konferencji jest płatny
    • Pakiet „Rozszerzony” – panel naukowy, sesja warsztatowa, bankiet konferencyjny
      • 800 zł brutto do dnia 31.03.2024
      • 900 zł brutto do dnia 30.04.2024
      • 1000 zł brutto do dnia 29.05.2024
    • Pakiet „Podstawowy” – panel naukowy, bankiet konferencyjny
      • 450 zł brutto do dnia 31.03.2024
      • 550 zł brutto do dnia 30.04.2024
      • 650 zł brutto do dnia 29.05.2024
    • Pakiet „Student” – panel naukowy i warsztaty organizowane dla studentów
      • 100 zł brutto do dnia 31.03.2024
      • 120 zł brutto do dnia 30.04.2024
      • 150 zł brutto do dnia 29.05.2024
  9. Rejestracja użytkowników jest możliwa za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji. Rejestracja będzie dostępna od dnia 13.02.2024 do dnia 07.06.2024 bądź do wyczerpania limitu miejsc przewidzianych przez organizatora. Limit miejsc na Konferencję oraz oddzielnie na Warsztaty określa organizator. 
  10. Maksymalna liczba uczestników Konferencji wynosi 500 osób, natomiast liczba uczestników Warsztatów wynosi 150 osób. Liczba uczestników, może być zwiększona decyzją organizatora.
  11. Oficjalną stroną Konferencji jest medsim.fumed.pl.
  12. Oficjalnym językiem Konferencji jest język polski.

§2. Program naukowy Konferencji

  1. Część naukowa Konferencji składa się z następujących kategorii naukowych:
    1. „My fachowcy” – sesja prac oryginalnych, sesja prac poglądowych, opisy przypadków 
    2. „Innowacje w symulacji” – sesja prac oryginalnych, sesja prac poglądowych, opisy przypadków
    3. „Symulacja pod lupą” – sesja prac oryginalnych, sesja prac poglądowych, opisy przypadków
  2. Do każdej z sesji wymienionej ust. 1. zostaną zakwalifikowane prace naukowe, które zostaną wybrane przez Komitet Naukowy ze wszystkich nadesłanych do danej sesji prac.
  3. Uczestnicy przesyłając pracę w formularzu mają obowiązek określić jej typ. Prace mogą zostać przydzielone przez Komitet Naukowy do innej kategorii w zależności od tematyki zgłoszonych prac.
  4. Szczegółowy program Konferencji zostanie opublikowany na stronie internetowej Konferencji.
  5. Komitet naukowy zastrzega sobie prawo do zwiększenia lub zmniejszenia ilość sesji oraz liczebności prac w poszczególnych sesjach naukowych w zależności od liczby nadesłanych i zakwalifikowanych prac. 

§3. Warunki rejestracji i akceptowania streszczeń prac naukowych.

  1. Termin nadsyłania streszczeń: do 10.03.2024 r.
  2. Streszczenia należy nadsyłać w języku polskim na adres mailowy: maria.bartczak@umed.lodz.pl. Wzór abstraktu stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.
  3. Maksymalna liczba znaków ze spacjami streszczenia wynosi 3000 znaków. Do liczby znaków streszczenia nie wlicza się tytułu, autorów, opiekuna/opiekunów, afiliacji.
  4. Streszczenie pracy zgłasza autor korespondencyjny. Autor korespondencyjny oraz opiekun pracy są jedynymi osobami, z którymi w sprawach naukowych kontaktuje się organizator Konferencji.
  5. Jeden autor korespondencyjny może zgłosić maksymalnie 2 prace.
  6. Maksymalnie można podać dwóch opiekunów pracy.
  7. Tylko streszczenia spełniające warunki zostaną zaakceptowane do prezentacji podczas Konferencji MedSim 2024.
  8. Organizatorzy zastrzegają sobie możliwość przeniesienia zaakceptowanych prac do innej sesji.
  9. Autor pracy naukowej zostanie poinformowany o przyjęciu lub odrzuceniu pracy, przydzielonej sesji do dnia 15.03.2024 r.
  10. Decyzja o przyjęciu lub odrzuceniu pracy jest ostateczna.

§4. Zasady i formy prezentacji prac naukowych.

  1. Jedyną akceptowalną formą prezentacji pracy naukowej jest prezentacja ustna.
  2. Autorzy są zobligowani do przygotowania prezentacji multimedialnej. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za animacje i pliki dźwiękowe wykorzystane w prezentacjach. Prezentacje będą odtwarzane z komputera, który udostępnia organizator. 
  3. Prezentację należy przesłać w nieprzekraczalnym terminie 31.05.2024 r. na adres maria.bartczak@umed.lodz.pl z podaniem nazwiska osoby przedstawiającej pracę, tytuł pracy i sesję – możliwe pliki: ppt, pptx. W przypadku innego formatu lub innej formy prezentacji prosimy o kontakt z organizatorem do dnia 30.04.2024 r. celem ustalenia szczegółów. 
  4. Prezentacje będą odbywały się zgodnie z harmonogramem ustalonym przez Komitet Organizacyjny Konferencji.
  5. W przypadku nieobecności autora prezentującego pracę w wyznaczonym czasie sesji prezentacja zostanie przeniesiona na koniec sesji naukowej.
  6. Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w harmonogramie sesji naukowych.
  7. Czas trwania prezentacji pracy oryginalnej, prezentacji przypadku klinicznego oraz pracy poglądowej przeznacza się 15 minut. Na dyskusję po zakończeniu prezentacji przeznacza się 2 minuty.
  8. W przypadku przekroczenia ustalonego limitu czasowego na prezentację pracy, koordynator sesji ma prawo zatrzymać prezentację lub zakończyć dyskusję.
  9. Osoba prezentująca pracę otrzyma Certyfikat (1 praca – 1 certyfikat).
  10. Certyfikaty uczestnictwa zostaną wystawione w wersji elektronicznej i wysłane drogą mailową w przeciągu 2 tygodni od dnia zakończenia Konferencji.

§5. Wydarzenia towarzyszące

  1. Podczas Konferencji odbędzie się zakończenie i podsumowanie Zawodów MedSim Challenge 2024.
  2. W dniu 12.06.2024 od godziny 20:00 w foyer Auli 1000, Łódź ul. Pomorska 251 zaplanowany jest bankiet konferencyjny.

§6. Prawa autorskie

  1. Uczestnik Konferencji z chwilą zgłoszenia się do udziału w Konferencji oświadcza, że jest twórcą nadesłanej przez siebie pracy i przysługują mu niczym nieograniczone prawa osobiste i majątkowe do pracy oraz że praca nie jest obciążona prawami osób trzecich, ani nie narusza praw autorskich osób trzecich.
  2. W przypadku pracy współautorskiej, Uczestnik Konferencji w momencie rejestracji oświadcza, że jest współtwórcą nadesłanej przez siebie pracy, posiada wszystkie niezbędne zgody ze strony współautorów, w których imieniu zaświadcza o posiadaniu niczym nieograniczonych praw osobistych i majątkowych do pracy oraz że praca nie jest obciążone prawami osób trzecich, ani nie narusza praw autorskich osób trzecich.
  3. Uczestnik Konferencji zgłaszając swój udział w części naukowej i warsztatowej wyraża zgodę na upublicznienie swoich prac w trakcie trwania Konferencji oraz na umieszczenie prezentacji
    i abstraktu w materiałach konferencyjnych dostępnych na stronie internetowej Konferencji. 
  4. Abstrakty zostaną opublikowane w formie elektronicznej na ogólnie dostępnych platformach informatycznych wybranych przez Uniwersytet Medyczny w Łodzi.

§7. Przetwarzanie danych osobowych

  1. Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO), w związku z realizacją Konferencji Komitet Organizacyjny informuje:
  2. Administratorem Danych Osobowych zgromadzonych w związku z organizacją Konferencji jest Uniwersytet Medyczny w Łodzi, przy al. Kościuszki 4, 90-419 Łódź, NIP: 7251843739, REGON: 473 073 308, email: iod@umed.lodz.pl
  3. Podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, ale jest niezbędne do realizacji celu przetwarzania, tj. rekrutacji i udziału w Konferencji.
  4. Uniwersytet Medyczny w Łodzi jako administrator danych osobowych informuje, że zgromadzone dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji oraz przeprowadzenia Konferencji i Zawodów, a także celach statystycznych i archiwalnych, jak również ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń, w związku z realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych. Podstawą przetwarzania danych osoby zgłaszającej udział w Konferencji (wypełniającej i przesyłającej formularz rejestracyjny) jest jej zgoda, tj. art. 6 ust 1 lit a RODO. Zgodę można cofnąć w każdym czasie, zaś jej wycofanie nie ma wpływu na legalność przetwarzania przed jej wycofaniem. Realizacja Konferencji odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO tj. faktu, że jest to niezbędne do wykonania umowy, której uczestnik jest stroną oraz działań przed jej zawarciem a także art. 6 ust. 1 lit c) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze oraz art 6 ust. 1 lit. e) w powiązaniu z art. 3. Ustawy z 20 lipca 2018 roku Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.
  5. Dane nie będą przedmiotem sprzedaży i udostępniania podmiotom zewnętrznym, za wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa oraz podmiotom, z którymi Organizator zawarł
    stosowne umowy, np. w związku z korzystaniem z usług zewnętrznych, m.in. w zakresie IT, nie będą również przekazywane do państw trzecich i organizacji międzynarodowych. Będą one przetwarzane w okresie realizacji Konferencji, a także archiwizacji dokumentacji po zakończeniu Konferencji, zgodnie z przepisami prawa i procedurami Uniwersytetu, zaś w przypadku ewentualnych roszczeń w okresach wynikających z przepisów prawa powszechnego. Osoba, której dane dotyczą ma prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, a także w przypadkach przewidzianych przepisami prawa – ograniczenia przetwarzania danych, przenoszenia danych, ma prawo również złożyć skargę do organu nadzorczego. Dane nie będą wykorzystywane w żadnym innym celu, nie będą w oparciu o niepodejmowane jakiekolwiek decyzje w sposób zautomatyzowany, nie będą one podlegały profilowaniu.
  6. Administrator danych nie przekazuje danych do państw trzecich za wyjątkiem danych osobowych w postaci wizerunku oraz imienia i nazwiska, które mogą być przekazywane w ramach serwisu Facebook do państw trzecich z zastosowaniem stosowanych przez Facebook klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską i decyzji Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony danych w odniesieniu do określonych krajów zgodnie z zasadami określonymi przez Facebook pod adresem https://www.facebook.com/about/privacy.
  7. Administrator danych osobowych powołał osobę nadzorującą prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którą można skontaktować się pod adresem: iod@umed.lodz.pl
  8. Uczestnik niniejszym zezwala na rozpowszechnianie przez Uniwersytet Medyczny w Łodzi lub osobę przez niego upoważnioną swojego wizerunku uwiecznionego na wszystkich fotografiach lub innych materiałach audiowizualnych wykonanych w ramach Konferencji.
  9. Zezwolenie obejmuje wykorzystanie wizerunku w dowolnym utworze oraz w innych materiałach nienoszących cech utworu w rozumieniu prawa autorskiego, na dowolnym polu eksploatacji i nie jest ograniczone czasowo ani terytorialnie, jak również obejmuje dowolne dysponowanie takimi materiałami przez Uniwersytet Medyczny w Łodzi, w tym przekazywanie ich osobom trzecim, modyfikowanie wizerunku i utworów lub materiałów, w których skład będzie wchodzić wizerunek, z zastrzeżeniem, że takie wykorzystanie będzie zgodne z dobrymi obyczajami.
  10. Zezwolenie obejmuje wykorzystanie wizerunku, w szczególności ale nie wyłącznie na następujących polach eksploatacji
    1. utrwalania, zmiany i odtwarzania oraz autoryzowania i zakazywania utrwalania czy odtwarzania;
    2. przedstawiania publicznie, wystawienia, wyświetlenia, odtwarzania, nadawania i reemitowania, a także publicznego udostępniania w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym;
    3. udzielania zezwolenia lub zakazywania wypożyczania kopii nośnika na którym utwór został zapisany;
    4. udzielania zezwolenia lub zakazywania prezentowania jak również transmitowania takiej prezentacji; 
    5. wyłączne użycie podczas produkcji.
  11. Uczestnik wyraża zgodę, że jego wizerunek może być rozpowszechniany przez Uniwersytet Medyczny w Łodzi jak i podmioty działające za jego zgodą dla celów marketingowych i promocyjnych Uniwersytetu Medycznego w Łodzi jak również dla celów marketingowych i promocyjnych Fundacji dla Uniwersytetu Medycznego w Łodzi. Dotyczy to w szczególności rozpowszechniania wizerunku uczestnika:
    1. w sprawozdaniach, artykułach w prasie, telewizji oraz w Internecie; 
    2. na stronach internetowych oraz na profilach (kanałach) w tzw. serwisach społecznościowych;
    3. w drukowanych materiałach marketingowych i promocyjnych (np. ulotki, plakaty, foldery, broszury); 
    4. w związku z działalnością public relations.
  12. Wizerunek uczestnika może być rozpowszechniany z podaniem imienia i nazwiska uczestnika.
  13. Uczestnikowi nie przysługuje wynagrodzenie z tytułu zezwolenia na wykorzystanie jego wizerunku. 
  14. Wszelkie prawa autorskie do zdjęć oraz innych materiałów audiowizualnych wykonanych w ramach Konferencji nabywa Uniwersytet Medyczny w Łodzi. 
  15. Uczestnik w najszerszym dopuszczonym przez prawo zakresie zobowiązuje się, że nie cofnie zezwolenia na rozpowszechnianie swojego wizerunku.
  16. Uczestnik wyraża również zgodę na przetwarzanie przez Uniwersytet Medyczny w Łodzi jego danych osobowych  (imienia, nazwiska, zajmowanego stanowiska, kwalifikacji, wizerunku) oraz ich opublikowania w/w treściach audiowizualnych i wizualnych. 

§8. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez Fundację dla Uniwersytetu Medycznego w Łodzi

  1. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na zasadach przewidzianych Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
  2. Administratorem danych osobowych uczestników w związku z organizacją procesu rejestracji uczestników i przyjmowaniem od nich płatności jest Fundacja dla Uniwersytetu Medycznego w Łodzi, przy ul. gen. J. Hallera 1B (pok. 227), kod pocztowy: 90-647, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000399065; NIP: 7272784120; REGON: 10130208800000; Sąd Rejestrowy: Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego; adres korespondencji elektronicznej: fumed@fumed.pl; telefon: +48 785 911 624.
  3. Dane osobowe uczestników będą przetwarzane przez Fundację dla Uniwersytetu Medycznego w Łodzi w celu dokonania czynności niezbędnych do prawidłowego przebiegu procesu rejestracji oraz dokonania płatności przez Uczestników.
  4. Dane osobowe uczestników będą przechowywane przez Fundację dla Uniwersytetu Medycznego w Łodzi tylko przez okres niezbędny do przeprowadzenia procesu rejestracji, dokonania płatności oraz realizacją związanych z tym obowiązków podatkowych. Po tym okresie dane mogą być przetwarzane przez okres niezbędny do dochodzenia ewentualnych roszczeń.
  5. Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty współpracujące z Fundacją dla Uniwersytetu Medycznego w Łodzi w zakresie realizowanych umów, wyłącznie na mocy stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz przy zapewnieniu stosowania przez ww. podmioty adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych. Dane osobowe mogą również być udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
  6. Uczestnicy mają prawo:
    1. żądania od Administratora dostępu do danych osobowych,
    2. żądania od Administratora sprostowania danych osobowych,
    3. żądania od Administratora usunięcia danych osobowych,
    4. żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
    5. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
    6. przenoszenia danych osobowych,
    7. wniesienia skargi do organu nadzorczego.
  7. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Fundacją dla Uniwersytety Medycznego w Łodzi za pośrednictwem adresu email: fumed@fumed.pl
  8. Dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu.
  9. Dane osobowe uczestników nie będą przekazywane przez Fundację dla Uniwersytety Medycznego w Łodzi do państw trzecich.

§9. Postanowienia końcowe

  1. Uczestnik będący konsumentem ma prawo bez podania przyczyny, odstąpić od umowy udziału w Konferencji w terminie 14 dni od daty jej zawarcia, z zastrzeżeniem, iż wobec uczestnika będącego konsumentem, który złożył oświadczenie o odstąpieniu po terminie Konferencji – z uwagi na zawarcie umowy o udział w konferencji na mniej niż 14 dni przed jej terminem – Organizator ma prawo zatrzymać wpłaconą kwotę za spełnione świadczenie, o ile umożliwił uczestnikowi będącemu konsumentem udział w konferencji. Do skutecznego odstąpienia wystarczające jest wysłanie przed upływem terminu odstąpienia, stosownego oświadczenia na adres poczty elektronicznej Organizatora: natalia.milewska@umed.lodz.pl. 
  2. Po odstąpieniu Organizator zwraca niezwłocznie uczestnikowi będącemu konsumentem na jego rachunek bankowy dokonane przez niego płatności, z wyjątkiem sytuacji, gdy pomimo złożenia oświadczenia o odstąpieniu od umowy uczestnik będący konsumentem wziął jednak udział w konferencji, zanim nastąpił zwrot płatności. 
  3. Prawo odstąpienia od umowy o udział w konferencji nie przysługuje uczestnikowi będącemu konsumentem w przypadkach, o których mowa w art. 38 ustawy o prawach konsumenta. 
  4. Uczestnik będący konsumentem ma prawo skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń od Organizatora. 
  5. Uczestnik będący konsumentem może zgłaszać się także do powiatowych rzeczników praw konsumentów lub organizacji społecznych, do których zadań statutowych należy ochrona praw konsumentów, a także może skorzystać z internetowej platformy rozwiązywania sporów w ramach Unii Europejskiej dostępnej pod adresem: http://ec.europa.eu/consumers/odr/.

§10. Reklamacje

  1. Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem na adres siedziby Uniwersytetu Medycznego w Łodzi lub drogą mailową na adres e-mail: natalia.milewska@umed.lodz.pl
  2. Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia Konferencji.
  3. Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.
  4. Reklamacje będą rozpatrywane bezzwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 14 dni od ich otrzymania.

§11. Postanowienia końcowe

  1. Komitet Organizacyjny rozstrzyga spory, które nie są regulowane niniejszym Regulaminem.
  2. Udział w Ogólnopolskiej Konferencji MedSim 2024 stanowi akceptację niniejszego Regulaminu.
  3. Uczestnik oświadcza, iż zapoznał się z celami i sposobem przetwarzania swoich danych osobowych zawartych w niniejszym Regulaminie.
  4. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy osobiste uczestników, które mogą zostać utracone, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
  5. Uczestnicy przyjmują odpowiedzialność za zniszczenia dokonane przez niego podczas Konferencji.
  6. Uczestnik ma obowiązek stosowania się do obecnie panujących zasad sanitarno-epidemiologicznych podczas trwania Konferencji.
  7. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania.

Załącznik do regulaminu – Zgłoszenie abstraktu